Prenotazione online nel salone: scegliere il software giusto

La prenotazione online nel salone non è più da tempo un semplice extra, ma un requisito di base per molti clienti. Buona parte delle prenotazioni avviene al di fuori dei normali orari di apertura, spesso in tarda serata o nel fine settimana. Chi punta solo sulla telefonata perde esattamente questa domanda.

Questo articolo integra l’articolo sugli obblighi legali nel salone. Il software di prenotazione elabora inevitabilmente dati personali della clientela, motivo per cui il salone dovrebbe sceglierlo fin dall’inizio in modo conforme alla protezione dei dati.

Perché la prenotazione online nel salone è ormai data per scontata

Le clienti e i clienti confrontano sempre più il proprio salone con altri servizi, dove la prenotazione è già possibile a qualsiasi ora. Chi vede subito online un appuntamento libero, invece di aspettare una richiamata, prenota più facilmente, invece di guardarsi altrove. Per il salone questo significa anche meno tempo al telefono per il team.

Prenotazione online nel salone: risolvere il problema delle mancate presentazioni

Gli appuntamenti non occupati costano denaro reale, perché quel tempo non può più essere rivenduto in seguito. Secondo i dati di settore, i saloni senza una gestione strutturata degli appuntamenti perdono spesso una quota significativa dell’utile annuo solo a causa delle mancate presentazioni. Promemoria automatici via SMS o e-mail, insieme ad acconti opzionali al momento della prenotazione, riducono in modo dimostrabile questa perdita. Come stabilire in modo giuridicamente sicuro le penali per mancata presentazione è spiegato nell’articolo Penali per mancata presentazione e appuntamenti saltati nel salone di parrucchiere.

Marketplace o software autonomo: due modelli a confronto

Sul mercato si sono affermati sostanzialmente due modelli. Le soluzioni marketplace mettono in contatto i clienti tramite una grande piattaforma condivisa e richiedono in cambio una commissione per prenotazione, spesso a due cifre. Il software autonomo funziona invece attraverso il sito e i canali propri del salone. Costa di solito un prezzo mensile fisso senza commissione, ma non porta nuovi clienti aggiuntivi tramite una piattaforma esterna.

Quale modello sia più adatto dipende dal fabbisogno di nuovi clienti e dal margine del salone. Un salone già consolidato, con una clientela stabile, trae spesso maggiore vantaggio dalla variante autonoma. Un salone appena aperto ha invece bisogno prima di tutto di visibilità.

Le funzioni che una buona soluzione dovrebbe offrire

• Un calendario che tiene conto automaticamente della durata in base al servizio
• Una scheda cliente digitale con storico e preferenze
• La possibilità di pagare o versare un acconto direttamente al momento della prenotazione
• Assegnazione degli appuntamenti ai singoli collaboratori, non solo al salone nel suo insieme

Prenotazione online nel salone: tenere conto della protezione dei dati fin dall’inizio

Il software di prenotazione elabora nomi, dati di contatto e spesso anche lo storico dei trattamenti. Il regolamento generale sulla protezione dei dati si applica quindi pienamente, come già descritto nell’articolo sugli obblighi legali nel salone. Se il salone si affida a un fornitore esterno, l’articolo 28 del GDPR impone obbligatoriamente un contratto di trattamento dati, non un extra facoltativo.

Va inoltre verificata la localizzazione dei server. Un fornitore con server all’interno dell’UE semplifica notevolmente la valutazione in materia di protezione dei dati rispetto a un fornitore con sede fuori dall’UE. Indicazioni ulteriori e neutrali sulla sicurezza informatica sono offerte dall’Ufficio federale tedesco per la sicurezza informatica (BSI). I saloni più grandi dovrebbero inoltre verificare se il proprio percorso di prenotazione è accessibile. L’articolo Accessibilità nel salone approfondisce questo tema.

Integrazione con i social media e Google

Molti potenziali clienti scoprono un salone prima su Instagram o tramite una ricerca su Google, piuttosto che attraverso il proprio sito web. Una soluzione di prenotazione che si integra direttamente con questi canali accorcia notevolmente il percorso dalla scoperta alla prenotazione e riduce così gli abbandoni. Vale la pena, in questa occasione, tenere d’occhio anche le proprie recensioni a stelle. L’articolo Recensioni online nel salone mostra come gestirle con sicurezza.

Valutare i costi in modo realistico

I costi mensili variano notevolmente in base all’ampiezza delle funzioni e alla dimensione del team, di solito scaglionati per numero di collaboratori o di prenotazioni. Più utile di un semplice confronto di prezzo è chiedersi quali funzioni il salone utilizzi effettivamente. Le funzioni aggiuntive inutilizzate restano comunque a pagamento.

Lista di controllo per la scelta del software

• Scegliere un modello marketplace o autonomo adatto al proprio fabbisogno di nuovi clienti
• Elencare concretamente tutte le funzioni necessarie prima di confrontare le offerte
• Verificare il contratto di trattamento dati e la localizzazione dei server nell’UE
• Coinvolgere il team nella scelta, poiché lo utilizza quotidianamente
• Sfruttare un periodo di prova prima di vincolarsi a lungo termine

Prenotazione online nel salone: errori tipici nell’introduzione

Spesso i saloni introducono un nuovo software senza formare a sufficienza il team, così le vecchie procedure cartacee continuano a esistere in parallelo. Altrettanto spesso, i saloni verificano la protezione dei dati solo dopo la decisione anziché prima. Un po’ di preparazione evita facilmente entrambi gli errori.

Conclusione: la prenotazione online nel salone come fattore competitivo

Una buona soluzione di prenotazione fa risparmiare tempo, riduce le mancate presentazioni e allo stesso tempo soddisfa gli obblighi propri del salone in materia di protezione dei dati. Più importante del prezzo più basso è l’adeguatezza rispetto alla dimensione del team, al fabbisogno di nuovi clienti e ai processi esistenti. L’articolo Protezione dei dati nel salone di parrucchiere approfondisce gli obblighi in materia di gestione dei dati dei clienti. I saloni che desiderano affrontare la propria digitalizzazione in modo strutturato possono in qualsiasi momento richiedere una collaborazione con TerraNova.